Wat is een proces
Wat is een proces
Stel er gaat iets mis in een keten, bijvoorbeeld jouw pakketje is nog steeds niet bezorgd. Dan wil je uiteraard zo snel als mogelijk weten in welke stap, of in welk proces het is misgegaan zodat je daar heel gericht actie op kunt ondernemen.
Wat gaan we doen in dit blok
In dit blok onderzoeken we wat een proces eigenlijk is en hoe je dit op een handige manier in kaart kunt brengen en uitwerken, bijvoorbeeld met een stroomschema.
Zodra je het proces van het bezorgen van jouw pakketje helder in kaart hebt gebracht, is het namelijk veel makkelijker om te ontdekken waar het mis is gegaan.
Een proces is eigenlijk een opeenvolging van activiteiten (stappen) met een duidelijk begin- en eindpunt.
Hoe werk je een proces uit
Maak een procesflow of stroomschema
Een procesflow (of stroomschema) laat stap voor stap zien hoe een proces verloopt. Je gebruikt hiervoor vaste icoontjes, die elk een eigen betekenis hebben. Zo kan iedereen het schema volgen en begrijpen wat er gebeurt, zonder extra uitleg.
Start: begin altijd met een ovaal of cirkel met daarin ‘Start’.
Activiteit of stap: een pijl wijst naar de volgende stap. Deze zet je in een rechthoek. Beschrijf daarin kort wat er gebeurt.
Keuze of beslissing: wanneer er een keuze moet worden gemaakt, gebruik je een ruit (diamant). Vanuit de ruit lopen pijlen naar de verschillende mogelijke vervolgstappen. Bijvoorbeeld: bij het afleveren van een pakket gaat de deur na twee keer aanbellen wel of niet open. Vanuit de ruit lopen dan twee pijlen: één naar ‘Deur gaat open’ en één naar ‘Deur blijft dicht’.
Handleiding of lijst: gebruik hiervoor een rechthoek met een golflijn aan de onderkant.
Einde: sluit het proces altijd af met een ovaal met daarin ‘Einde’.
Tip: schrijf eerst op papier alle stappen op die moeten gebeuren, in de juiste volgorde. Bedenk daarna pas welk icoontje bij elke stap hoort. Zo wordt je stroomschema logisch en overzichtelijk en kan iemand anders precies volgen wat je bedoelt, zonder dat je het hoeft uit te leggen.
Voorbeeld - Proces pannenkoeken bakken
In dit voorbeeld worden eerst de stappen beschreven en vervolgens worden de stappen in een stroomschema uitgewerkt.
Lijst met benodigdheden opstellen en deze klaarzetten.
- Grote kom, mixer of garde, maatbeker
- Pannenkoekenpan, spatel
- Groot bord voor de pannenkoeken
- Ingrediënten in de kom doen en mixen tot een mooi glad beslag
Pan goed opwarmen, beetje boter in de pan en het beslag er in doen.
De pannenkoek omdraaien zodra de onderzijde bruin genoeg is.
Pannenkoek op het bord leggen en serveren aan de gast
Een pannenkoek bakken gaat niet altijd goed. Soms is de pannenkoek iets te lang gebakken en is hij verbrand of valt de pannenkoek bij het omdraaien per ongeluk op de grond.
Kun jij een verbeterd stroomschema uitwerken door onder andere de "Ruit" toe te voegen en extra pijlen te trekken?
Ready om zelf een proces uit te werken?!
Nu je weet hoe je het proces van pannenkoeken bakken in kaart brengt, kun je dezelfde aanpak gebruiken bij elk ander proces bijvoorbeeld;
- het bezorgen van een pakketje
- het repareren van een machine
- het produceren van parfum
- of zelfs het bouwen van een huis.
Werk zelf een proces uit!
Stem met jouw docent af welke proces jij mag uitwerken en hoeveel tijd je hiervoor hebt.
Pannenkoeken bakken met controlestap
- Het komt wel vaker voor dat pannenkoeken niet goed worden gebakken; te kort, te lang, verbrand
- Pas het voorbeeldproces pannenkoeken aan met de juiste controle stap. Maak gebruik van het juiste icoontje (de ruit).
- Lever een zo volledig en duidelijk mogelijk proces op
Tandenpoetsen
- Werk het proces tandenpoetsen uit welke leerlingen van de basisschool zouden kunnen gebruiken.
Band plakken
- Werk het proces plakken van een fietsband uit
Afleveren van een pakketje aan de deur
- Jij bent pakketbezorger, jouw bus is beladen en jij rijdt naar het eerste adres
- Werk het proces uit voor het afleveren van het eerste pakketje
- Een ander proces in overleg met jouw docent
Tip: kijk goed naar de voorbeelden op deze pagina.
Digitaal een proces uitwerken
Gratis online met Diagrams
Digitaal een proces uitwerken
Diagrams is een gratis, gebruiksvriendelijk online programma dat wereldwijd door vele bedrijven gebruikt wordt om onder andere processen vast te leggen.
Processen of stroomschema’s die uitgewerkt zijn met Diagrams zien er al snel heel professioneel en verzorgd uit waardoor je boodschap nog krachtiger overkomt.
Zodra je klaar bent kun je jouw ontwerp via “bestand” ook exporteren als een PNG of PDF zodat je het plaatje makkelijker kunt gebruiken in een presentatie.
Diagrams is gratis maar het kan zijn dat jouw school speciale regels heeft ten aanzien van online programma's, dus check eerst bij jouw docent of dit mag.
Klik op deze link of waarna automatisch op een nieuw tabblad Diagrams wordt geopend zoals hieronder is weergegeven. Je kunt dan direct starten met het ontwerpen van jouw proces.
Als de link niet werkt kun je in je browser het volgende adres intypen https://app.diagrams.net/
Zorg ervoor dat je jouw proces onder een handige naam opslaat in een eigen map. Let op; je kunt het Diagrams bestand in zijn geheel opslaan, je kunt het proces ook als los plaatje (Jpeg) of PDF exporteren zodat je het direct kunt gebruiken in bijvoorbeeld een Presentatie.
- Check eerst bij jouw docent of dat je Diagrams op school mag gebruiken.
- Zorg dat het vinkje “Paginaweergave” niet is aangevinkt, op deze manier kun je “eindeloos” grote processen tekenen zonder dat jouw proces opgeknipt wordt over verschillende pagina's.
